イベント・研修情報詳細
IT部門の文書管理（ファイリング）研究～ペーパードキュメントから電子文書までの管理ポイント（研修会 / 東京都） |
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| 内容 | ファイリングの基本技法を通じて、ワークフローに沿ったファイルのまとめ方、文書分類の考え方(ディレクトリ化)、ライフサイクルの設定方法など、文書管理の全領域における基本知識の習得をめざします。適切な維持管理のための規程類の整備や体制作りを通じて、紙文書と電子文書が混在した現在のオフィス文書管理の統合管理技法について紹介します。システム関連ドキュメントの管理方法について、参加者全員での意見交換もおこないます。 ◆日 時：2012年11月13日（火） 10：00～17：00 ◆会 場：社団法人日本情報システム・ユーザー協会 会議室 ◆趣 旨： 情報通信技術の導入が進むにつれ、企業の情報管理の基本である「ファイル管理」の重要性が改めて見直され、紙や電子などの媒体を問わず統合的にドキュメントを管理する「ＥＣＭ～Enterprise Contents Management」の構築が求められています。 コンピュータのファイル管理の基礎となった「バーティカル（垂直）・ファイリングシステム」は19世紀末の米国で考案され、ペーパーレベルのファイル管理としては、今なお米国のオフィス文書管理の基本ツールとして定着しています。 このバーティカルファイリングの基本技法を通じて、ワークフローに沿ったファイルのまとめ方、文書分類の考え方(ディレクトリ化)、ライフサイクルの設定方法など、文書管理の全領域における基本知識の習得をめざします。適切な維持管理のための規程類の整備や体制作りを通じて、紙文書と電子文書が混在した現在のオフィス文書管理の統合管理技法について紹介します。システム関連ドキュメントの管理方法について、参加者全員での意見交換もおこないます。 ◆内 容： [1]ファイル管理の基本技法～アナログ管理技法からデジタル管理技法への応用 ・職場のドキュメント管理の基本的問題（不要文書の氾濫、あいまいな所在、私物化など） ・解決策としてのファイリングシステムとは ・ファイリング・ツールの紹介と利用方法 ・スライド学習(ツール別ファイリングシステムの実践事例) [2]整理整頓からライフサイクル管理へ ・レコード・マネジメントのサイクル(発生から廃棄までのライフサイクル管理) ・ドキュメントの“保管システム”と“保存システム”の考え方 ・不要文書の見極め方と廃棄方法(社員レベル/職場レベル) ・保管システムの共有範囲と権限付与の考え方 [3]参加者情報交換 ・参加者間で、現在抱えているドキュメント管理の課題について情報交換と共有をおこないます [4]情報システム部門の文書管理(ファイリング)再構築の手順 （1）対象文書の選定とマッピング・分類と序列の考え方 ・情報システム部門のドキュメントと管理対象文書(共通文書と固有文書の見極め) 共通文書…人事管理系・施設管理系・規程管理系 固有文書…システム開発(設計書、仕様書、開発経緯議事録等) システム運用(リスク対応計画、運用マニュアル、 情報セキュリティ委員会、アクセス権限等各種申請書等) 資産・要員管理(情報資産台帳、教育訓練計画、教育訓練記録等) (2)ディレクトリ型文書分類の考え方とワークフロー 共通文書…年度別管理と継続管理(版管理)、継続解除後のライフサイクル設定等 固有文書…大分類・中分類などの設定方法（システム別、モジュラー別、時系列別、文書別等） (3)情報システム部門の文書管理業務改善のアプローチ 1.所在管理とスケジュール管理の見直し 2.原本管理(紙媒体と電子)の徹底とアクセス権限の見直し 3.責任者・担当者の設置 4.文書管理規程・SMS規程等との適合性確保 5.機密区分の標準化等 (4)情報システム部門で扱う文書管理基準の作成 ・スケジュール管理の改善(保存年限設定の見直し) ・所在管理の改善(紙媒体と電子データの保管場所の見直しとセキュリティ) ・管理体制の改善(組織体制、責任者・担当者、モニタリング項目の確定、人材育成計画) (5)文書管理データベースの構築 ・情報資産台帳からファイル管理台帳へ ・記載項目の洗い出しと、管理台帳の電子化 ・管理台帳メンテナンスの頻度と見直し ・共有文書と個人持ち資料の見極め ・共有スペース(キャビネット等)管理の基本 ・部門管理者・担当者の役割と全社への展開 5．ドキュメント管理体制定着の手順(維持管理編) ・導入から維持管理へ ・統制可能な文書管理システムを目指して～文書管理規程類やマニュアルを整備する～ ・文書管理モニタリングの具体的展開方法 ・維持管理のための体制作りと役割の明確化 6.ペーパーファイリングから電子ファイリングへ（移行手順とＩＴ部門の役割） ・文書電子化の現状(企業の動向) ・電子化すべき文書の優先順位の考え方 ・JIS規格に沿ったE-文書作成の実務ポイント ・紙と電子の一元管理を実現するために 7.総括 ◆講 師：石島 正勝氏(社団法人日本経営協会チーフコンサルタント) ◆定 員：24名 ◆対 象：SE、マネージャー、リーダー及びドキュメントの維持管理を担当される事務担当者・PMOスタッフ ◆参加費：JUAS会員/ITC：31,500円 一般：39,900円（消費税込み、テキスト込み） |
| 開催期間 | 2012年11月13日 |
| 有料／無料 | 有料 |
| 種別 | 研修会 |
| テーマ | 情報化 |
| 問い合わせ先 |
社団法人日本情報システム・ユーザー協会 TEL：E-mail： |
| 詳細ページ | http://www.juas.or.jp/seminar-event/open_seminar/detail.asp?SEMICODE=414054 |
| 情報提供機関 | 福井県産業情報ネットワーク |
| 更新日 | 2012年04月19日 |
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